Umowa powierzenia samochodu służbowego – wzór

Umowa powierzenia samochodu służbowego pracownikowi – wzór

aktualizacja 11.09.2026 r

Uwaga: wzór jest przeznaczony do powierzenia samochodu osobie pozostającej z pracodawcą w stosunku pracy.
W przypadku współpracy na podstawie umowy zlecenia, B2B lub innej umowy cywilnoprawnej zasady odpowiedzialności
powinny zostać określone odrębnie.

UMOWA POWIERZENIA SAMOCHODU SŁUŻBOWEGO PRACOWNIKOWI

zawarta w dniu …………………………………………………… w …………………………………………………………………………

pomiędzy:

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
z siedzibą / adresem ……………………………………………………………………………………………………………………….
NIP: …………………………………………………………………………………………………………………………………………………
reprezentowanym przez …………………………………………………………………………………………………………………….
zwanym dalej „Pracodawcą”,

a

Panem/Panią ……………………………………………………………………………………………………………………………………
zatrudnionym/zatrudnioną na stanowisku …………………………………………………………………………………………..
zwanym/ą dalej „Pracownikiem”.

§ 1. Powierzenie samochodu

1. Pracodawca powierza Pracownikowi z obowiązkiem zwrotu samochód służbowy:

marka i model: ……………………………………………………………………………………………………………………………
rok produkcji: …………………………………………………………………………………………………………………………….
numer rejestracyjny: …………………………………………………………………………………………………………………..
numer VIN: …………………………………………………………………………………………………………………………………

zwany dalej „Samochodem”.

2. Pracodawca oświadcza, że jest uprawniony do dysponowania Samochodem i przekazania go Pracownikowi
do używania na zasadach określonych w niniejszej umowie.

3. Faktyczne wydanie Samochodu Pracownikowi oraz jego stan w chwili wydania potwierdza
Protokół przekazania samochodu pracownikowi, stanowiący Załącznik nr 1 do niniejszej umowy.

4. W protokole wskazuje się w szczególności stan licznika, przekazane dokumenty, liczbę kluczyków,
wyposażenie, stan Samochodu oraz ewentualne uszkodzenia lub braki.

§ 2. Cel i okres korzystania z samochodu

1. Samochód zostaje powierzony Pracownikowi od dnia ……………………………………………………
w związku z wykonywaniem obowiązków służbowych.

2. Samochód może być wykorzystywany:

☐ wyłącznie do celów służbowych,
☐ do celów służbowych oraz prywatnych na zasadach określonych w § 6 niniejszej umowy.

3. Pracownik oświadcza, że posiada ważne prawo jazdy odpowiedniej kategorii oraz inne wymagane prawem
uprawnienia niezbędne do kierowania Samochodem.

4. Pracownik zobowiązuje się niezwłocznie poinformować Pracodawcę o zatrzymaniu, cofnięciu,
zawieszeniu lub utracie uprawnień do kierowania pojazdami.

§ 3. Zasady korzystania z samochodu

1. Pracownik zobowiązuje się korzystać z Samochodu zgodnie z jego przeznaczeniem, obowiązującymi
przepisami prawa, zasadami bezpieczeństwa, instrukcją obsługi oraz zasadami korzystania z samochodów
służbowych obowiązującymi u Pracodawcy.

2. Pracownik jest zobowiązany dbać o powierzony Samochód oraz chronić go przed uszkodzeniem,
utratą, kradzieżą i dostępem osób nieuprawnionych.

3. Pracownik nie może udostępniać Samochodu osobom trzecim bez uprzedniej zgody Pracodawcy,
chyba że konieczność udostępnienia Samochodu wynika z nagłej sytuacji związanej z bezpieczeństwem
osób lub mienia.

4. Po opuszczeniu Samochodu Pracownik zobowiązany jest odpowiednio go zabezpieczyć,
w szczególności zamknąć pojazd oraz korzystać z zamontowanych zabezpieczeń przeciwkradzieżowych.

5. Pracownik zobowiązuje się niezwłocznie zgłaszać Pracodawcy zauważone awarie, usterki
lub uszkodzenia Samochodu. Jeżeli dalsza jazda mogłaby zagrażać bezpieczeństwu albo doprowadzić
do zwiększenia szkody, Pracownik powinien powstrzymać się od dalszego używania Samochodu.

6. W razie kolizji, wypadku, uszkodzenia, kradzieży lub innego zdarzenia dotyczącego Samochodu
Pracownik zobowiązany jest niezwłocznie poinformować Pracodawcę oraz podjąć czynności wymagane
przez przepisy prawa, warunki ubezpieczenia i procedury obowiązujące u Pracodawcy.

7. Pracownik zobowiązuje się udostępniać Samochód w terminach wskazanych przez Pracodawcę
w celu przeprowadzenia wymaganych badań technicznych, przeglądów, napraw, serwisu lub innych
czynności związanych z prawidłową eksploatacją pojazdu.

§ 4. Zwrot samochodu

1. Pracownik zobowiązuje się zwrócić Samochód wraz ze wszystkimi powierzonymi dokumentami,
kluczykami, kartami i wyposażeniem:

a) w przypadku ustania stosunku pracy,
b) po upływie okresu, na jaki Samochód został powierzony,
c) na żądanie Pracodawcy, z zastrzeżeniem odrębnych uzgodnień dotyczących prawa Pracownika
do prywatnego korzystania z Samochodu,
d) w przypadku utraty wymaganych uprawnień do kierowania pojazdem,
e) gdy dalsze korzystanie z Samochodu przez Pracownika stanie się niemożliwe lub nieuzasadnione.

2. Samochód powinien zostać zwrócony w stanie odpowiadającym prawidłowemu użytkowaniu,
z uwzględnieniem normalnego zużycia wynikającego z jego eksploatacji.

3. Stan Samochodu w chwili zwrotu może zostać potwierdzony protokołem zwrotu samochodu.

§ 5. Odpowiedzialność za powierzony samochód

1. Samochód zostaje powierzony Pracownikowi z obowiązkiem zwrotu w rozumieniu przepisów
Kodeksu pracy dotyczących odpowiedzialności za mienie powierzone.

2. Pracownik ponosi odpowiedzialność za szkodę w prawidłowo powierzonym Samochodzie
na zasadach określonych w przepisach Kodeksu pracy dotyczących odpowiedzialności za mienie
powierzone, w szczególności w art. 124 i 127 Kodeksu pracy.

3. Pracownik może uwolnić się od odpowiedzialności, jeżeli wykaże, że szkoda powstała
z przyczyn od niego niezależnych, w szczególności wskutek niezapewnienia przez Pracodawcę
warunków umożliwiających odpowiednie zabezpieczenie powierzonego Samochodu.

4. Pracownik jest zobowiązany niezwłocznie zgłosić Pracodawcy każdą szkodę, utratę Samochodu,
jego wyposażenia, dokumentów, kluczyków lub innych powierzonych wraz z nim przedmiotów.

§ 6. Korzystanie z samochodu do celów prywatnych

Postanowienia niniejszego paragrafu mają zastosowanie wyłącznie wtedy, gdy Pracownik został
uprawniony do korzystania z Samochodu również do celów prywatnych.

1. Pracodawca zezwala Pracownikowi na korzystanie z Samochodu do celów prywatnych:

☐ nieodpłatnie,
☐ częściowo odpłatnie – na następujących zasadach:

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

2. Korzystanie z Samochodu do celów prywatnych odbywa się na zasadach określonych w niniejszej
umowie oraz, jeżeli ma zastosowanie, w regulaminie lub innych przepisach wewnętrznych
obowiązujących u Pracodawcy.

3. Wartość świadczenia uzyskiwanego przez Pracownika w związku z prywatnym korzystaniem
z Samochodu oraz sposób jego rozliczenia ustala się zgodnie z obowiązującymi przepisami podatkowymi.

4. Zasady ponoszenia kosztów paliwa lub energii zużywanych podczas przejazdów prywatnych
określa się następująco:

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

§ 7. Okres obowiązywania umowy

1. Umowa zostaje zawarta:

☐ na czas nieokreślony,
☐ na czas określony do dnia …………………………………………………………………………………………………………….

2. Obowiązek zwrotu Samochodu powstaje w przypadkach określonych w § 4 niniejszej umowy.

3. Zakończenie obowiązywania niniejszej umowy nie wyłącza obowiązku rozliczenia się przez
Pracownika z powierzonego mienia.

§ 8. Postanowienia końcowe

1. W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową zastosowanie mają odpowiednie przepisy prawa,
w szczególności przepisy Kodeksu pracy.

2. Jeżeli u Pracodawcy obowiązuje regulamin lub inny dokument określający zasady korzystania
z samochodów służbowych, Pracownik zobowiązuje się do jego przestrzegania.

3. Integralną część niniejszej umowy stanowi
Załącznik nr 1 – Protokół przekazania samochodu pracownikowi.

4. Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron.