503311141 
Jak rozliczać podróż służbową samochodem zastępczym?
Pytanie dotyczy kosztów używania pojazdu w trakcie podróży służbowej. Zgodnie z poleceniem służbowym pracownik odbył podróż służbową samochodem zastępczym, udostępnionym przez serwis. Samochód, którym porusza się zwykle, użytkowany przez spółkę w ramach leasingu, znajduje się w naprawie. Pracownik przedłożył faktury na zakup paliwa sporządzone na spółkę oraz paragony za przejazd autostradą i parking. Jak należy udokumentować i rozliczyć wydatki związane z używaniem samochodu zastępczego w podróżny służbowej? Czy w ramach rachunku kosztów podróży pracownik powinien złożyć posiadane faktury i paragony a spółka powinna zwrócić pracownikowi kwotę wynikającą z tych dokumentów i ująć je w księgach? Czy może w ramach rachunku kosztów podróży należy wyliczyć ryczałt kilometrowy zgodnie z przejechaną ilością kilometrów, pomijając przedłożone faktury i paragony i wypłacić pracownikowi wyłącznie pełną kwotę ryczałtu, jako zwrot wydatków związanych z używaniem samochodu w podróży służbowej i tylko ryczałt kilometrowy ująć w księgach spółki?
Pytanie dotyczy kosztów używania pojazdu w trakcie podróży służbowej. Zgodnie z poleceniem służbowym pracownik odbył podróż służbową samochodem zastępczym, udostępnionym przez serwis. Samochód, którym porusza się zwykle, użytkowany przez spółkę w ramach leasingu, znajduje się w naprawie. Pracownik przedłożył faktury na zakup paliwa sporządzone na spółkę oraz paragony za przejazd autostradą i parking.
Jak należy udokumentować i rozliczyć wydatki związane z używaniem samochodu zastępczego w podróżny służbowej?
Czy w ramach rachunku kosztów podróży pracownik powinien złożyć posiadane faktury i paragony a spółka powinna zwrócić pracownikowi kwotę wynikającą z tych dokumentów i ująć je w księgach?
Czy może w ramach rachunku kosztów podróży należy wyliczyć ryczałt kilometrowy zgodnie z przejechaną ilością kilometrów, pomijając przedłożone faktury i paragony i wypłacić pracownikowi wyłącznie pełną kwotę ryczałtu, jako zwrot wydatków związanych z używaniem samochodu w podróży służbowej i tylko ryczałt kilometrowy ująć w księgach spółki?
Pracodawca może zwrócić pracownikowi faktyczne koszty używania pojazdu zastępczego, czyli wypłacić równowartość kosztów tankowania, opłat za autostradę i parkowania.
Z obowiązujących przepisów wynika, że pracownikowi odbywającemu podróż służbową należą się diety i zwroty kosztów podróży.
Ustawodawca zapisał, że z tytułu podróży krajowej oraz podróży zagranicznej, odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują:
- diety;
- zwrot kosztów:
- przejazdów,
- dojazdów środkami komunikacji miejscowej,
- noclegów,
- innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.
W myśl przepisów środek transportu właściwy do odbycia podróży krajowej lub podróży zagranicznej, a także jego rodzaj i klasę, określa pracodawca. Pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości udokumentowanej biletami lub fakturami obejmującymi cenę biletu środka transportu, wraz ze związanymi z nimi opłatami dodatkowymi, w tym miejscówkami, z uwzględnieniem posiadanej przez pracownika ulgi na dany środek transportu, bez względu na to, z jakiego tytułu ulga przysługuje. Na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd w podróży krajowej lub podróży zagranicznej samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem niebędącym własnością pracodawcy. W takim przypadku pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę.
Mimo powyższego, w przedstawionej sytuacji pracodawca może zwrócić pracownikowi faktycznie poniesione koszty. Będą to bowiem inne udokumentowane wydatki poniesione odpowiednio do uzasadnionych potrzeb. Należy bowiem uznać, że pracownik odbywa podróż pojazdem służbowym – fakt że pracodawca nie jest jego właścicielem nie ma znaczenia. Mimo to bowiem jest to samochód zapewniony przez pracodawcę a więc pojazd służbowy. Tym samym pracodawca powinien się księgować i rozliczać z pracownikiem faktycznie poniesione wydatki.
Może Cię zainteresować
WIĘCEJ ARTYKUŁÓW
Umowa powierzenia samochodu służbowego – wzór
Bezpłatna pomoc eksperta
Wyślij swoje pytanie do naszego eksperta. Odpowiemy najszybciej jak to możliwe. Zajrzyj również do naszej bazy wiedzy, gdzie znajdziesz sporo informacji w kontekście leasingu, również w ujęciu podatkowo-rachunkowym.
ZAPYTAJ EKSPERTA
Bezpłatna pomoc eksperta
Wyślij swoje pytanie do naszego eksperta. Odpowiemy najszybciej jak to możliwe. Zajrzyj również do naszej bazy wiedzy, gdzie znajdziesz sporo informacji w kontekście leasingu, również w ujęciu podatkowo-rachunkowym.
ZAPYTAJ EKSPERTA
