Regulamin korzystania z samochodu służbowego – wzór

Regulamin korzystania z samochodu służbowego pomaga uporządkować zasady użytkowania pojazdów firmowych przez pracowników. Jest szczególnie przydatny wtedy, gdy samochody są wykorzystywane nie tylko do celów służbowych, ale również prywatnych, a pracodawca chce jasno określić obowiązki pracownika, sposób rozliczania kosztów, odpowiedzialność za szkody oraz zasady zwrotu pojazdu.

Poniższy wzór można potraktować jako punkt wyjścia do przygotowania wewnętrznego dokumentu w firmie. Przed wdrożeniem regulaminu warto skonsultować jego treść z osobą odpowiedzialną za kadry, księgowość, podatki lub obsługę prawną przedsiębiorstwa.

Regulamin korzystania z samochodu służbowego — wzór

Niniejszy regulamin określa zasady wykorzystywania przez pracowników samochodów służbowych do celów związanych z działalnością pracodawcy oraz, jeżeli pracodawca wyrazi na to zgodę, do celów prywatnych.

§ 1. Postanowienia ogólne

1. Regulamin określa zasady korzystania z samochodów służbowych stanowiących własność pracodawcy, będących przedmiotem leasingu, najmu, wynajmu długoterminowego albo innej umowy umożliwiającej pracodawcy korzystanie z pojazdu.
2. Ilekroć w regulaminie mowa jest o samochodzie, należy przez to rozumieć pojazd służbowy powierzony pracownikowi do wykonywania obowiązków służbowych.
3. Pracownik może korzystać z samochodu wyłącznie zgodnie z jego przeznaczeniem, przepisami prawa, instrukcją obsługi pojazdu, warunkami ubezpieczenia oraz zasadami określonymi przez pracodawcę.
4. Udostępnienie samochodu pracownikowi następuje na podstawie decyzji pracodawcy, umowy, protokołu przekazania albo innego dokumentu wewnętrznego obowiązującego u pracodawcy.

§ 2. Korzystanie z samochodu do celów służbowych i prywatnych

1. Pracownik ma prawo korzystać z samochodu do celów związanych z wykonywaniem obowiązków służbowych.
2. Korzystanie z samochodu do celów prywatnych jest możliwe wyłącznie po uzyskaniu zgody pracodawcy i na zasadach określonych w odrębnej umowie, aneksie, decyzji pracodawcy albo niniejszym regulaminie.
3. Pracownik nie może udostępniać samochodu osobom trzecim bez uprzedniej, wyraźnej zgody pracodawcy.
4. Pracownik zobowiązuje się korzystać z samochodu zgodnie z przepisami prawa o ruchu drogowym oraz zasadami bezpieczeństwa.

§ 3. Prawa i obowiązki pracownika

1. Pracownik, któremu powierzono samochód, jest zobowiązany dbać o jego stan techniczny, czystość, bezpieczeństwo oraz prawidłowe użytkowanie.
2. Pracownik powinien używać samochodu zgodnie z instrukcją obsługi, zaleceniami producenta oraz zasadami określonymi przez pracodawcę.
3. Pracownik zobowiązuje się niezwłocznie informować pracodawcę o każdej awarii, usterce, uszkodzeniu, kolizji, wypadku, kradzieży, utracie dokumentów lub innych zdarzeniach dotyczących samochodu.
4. W przypadku awarii lub usterki uniemożliwiającej bezpieczne korzystanie z samochodu pracownik powinien powstrzymać się od dalszej jazdy i niezwłocznie poinformować pracodawcę.
5. Pracownik zobowiązuje się wykonywać podstawową kontrolę eksploatacyjną pojazdu, w szczególności sprawdzać poziom paliwa lub energii, poziom płynów eksploatacyjnych, stan ogumienia oraz komunikaty pojawiające się na desce rozdzielczej.

§ 4. Zakazy i ograniczenia

1. Pracownik nie może korzystać z samochodu pod wpływem alkoholu, środków odurzających, substancji psychotropowych ani innych środków mogących ograniczać zdolność prowadzenia pojazdu.
2. Pracownik nie może używać samochodu w sposób sprzeczny z przepisami prawa, zasadami bezpieczeństwa, warunkami ubezpieczenia lub warunkami umowy leasingu, najmu albo wynajmu długoterminowego.
3. Pracownik nie może dokonywać samodzielnych przeróbek, napraw, modyfikacji, montażu dodatkowego wyposażenia ani zmian technicznych w samochodzie bez zgody pracodawcy.
4. Pracownik nie może wykorzystywać samochodu do udziału w wyścigach, rajdach, testach sportowych, holowania innych pojazdów ani działalności niezgodnej z przeznaczeniem samochodu, chyba że pracodawca wyraził na to zgodę.
5. Pracownik nie może wyjeżdżać samochodem za granicę bez wcześniejszej zgody pracodawcy, jeżeli taka zgoda jest wymagana przez pracodawcę, ubezpieczyciela lub finansującego.

§ 5. Przekazanie i zwrot samochodu

1. Przekazanie samochodu pracownikowi powinno nastąpić na podstawie protokołu przekazania.
2. Protokół przekazania może obejmować w szczególności: dane samochodu, numer rejestracyjny, numer VIN, przebieg, stan paliwa lub poziom naładowania, wykaz dokumentów, kluczyków, kart paliwowych, wyposażenia oraz opis stanu technicznego pojazdu.
3. Pracownik potwierdza przyjęcie samochodu do używania poprzez podpisanie protokołu albo innego dokumentu stosowanego przez pracodawcę.
4. Pracownik zobowiązuje się zwrócić samochód najpóźniej w dniu ustania stosunku pracy, zmiany stanowiska, cofnięcia zgody na użytkowanie pojazdu albo na każde uzasadnione żądanie pracodawcy.
5. Samochód powinien zostać zwrócony w stanie niepogorszonym, z uwzględnieniem normalnego zużycia wynikającego z prawidłowego użytkowania.
6. Brak zwrotu samochodu w terminie wskazanym przez pracodawcę może zostać potraktowany jako naruszenie obowiązków pracowniczych.

§ 6. Zabezpieczenie i miejsce parkowania samochodu

1. Pracownik zobowiązuje się zabezpieczać samochód przed uszkodzeniem, kradzieżą, włamaniem oraz dostępem osób nieuprawnionych.
2. Po zakończeniu jazdy pracownik powinien zamknąć samochód, zabezpieczyć kluczyki, dokumenty, kartę paliwową oraz inne powierzone elementy wyposażenia.
3. Pracownik nie powinien pozostawiać w samochodzie dokumentów, sprzętu elektronicznego, rzeczy wartościowych ani informacji poufnych w miejscu widocznym z zewnątrz.
4. Samochód powinien być parkowany w miejscu bezpiecznym, zgodnym z przepisami i warunkami ubezpieczenia.
5. W przypadku wyjazdów służbowych z noclegiem pracownik powinien, o ile jest to możliwe, korzystać z parkingów strzeżonych, hotelowych albo innych miejsc ograniczających ryzyko uszkodzenia lub kradzieży pojazdu.

§ 7. Szkody, mandaty i odpowiedzialność pracownika

1. Pracownik zobowiązuje się niezwłocznie poinformować pracodawcę o każdej kolizji, wypadku, szkodzie, kradzieży, utracie dokumentów, utracie kluczyków albo innym zdarzeniu dotyczącym samochodu.
2. W przypadku szkody pracownik powinien postępować zgodnie z procedurą pracodawcy, warunkami ubezpieczenia oraz zaleceniami ubezpieczyciela.
3. Mandaty, opłaty dodatkowe, kary administracyjne oraz inne należności wynikające z naruszenia przepisów przez pracownika mogą obciążać pracownika, jeżeli wynikają z jego działania lub zaniechania.
4. Pracownik ponosi odpowiedzialność za samochód powierzony mu przez pracodawcę na zasadach wynikających z przepisów prawa pracy, przepisów prawa cywilnego oraz dokumentów wewnętrznych obowiązujących u pracodawcy.
5. Jeżeli ubezpieczyciel odmówi wypłaty odszkodowania albo wypłaci je tylko częściowo z przyczyn leżących po stronie pracownika, pracodawca może dochodzić od pracownika naprawienia szkody na zasadach przewidzianych przepisami prawa.

§ 8. Koszty użytkowania samochodu

1. Zasady ponoszenia kosztów paliwa, energii elektrycznej, ładowania, opłat parkingowych, autostradowych, serwisowych, eksploatacyjnych oraz kosztów myjni określa pracodawca.
2. Pracodawca może określić, które koszty są pokrywane przez firmę, a które obciążają pracownika, zwłaszcza w przypadku prywatnego użytkowania samochodu.
3. Jeżeli pracownik korzysta z karty paliwowej, aplikacji do ładowania, karty flotowej albo innych narzędzi rozliczeniowych, jest zobowiązany używać ich wyłącznie zgodnie z zasadami określonymi przez pracodawcę.
4. Pracownik powinien przekazywać pracodawcy dokumenty potwierdzające poniesione koszty w terminach i formie określonych przez pracodawcę.

§ 9. Prywatne użytkowanie samochodu a nieodpłatne świadczenie

Jeżeli pracownik korzysta z samochodu służbowego do celów prywatnych, po jego stronie może powstać przychód z tytułu nieodpłatnego świadczenia. Zasady ustalania tego przychodu wynikają z przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Jeżeli samochód jest wykorzystywany do celów prywatnych tylko przez część miesiąca, wartość świadczenia ustala się proporcjonalnie za każdy dzień prywatnego użytkowania. Szczegółowe zasady rozliczenia powinny zostać ustalone z działem kadr, księgowością albo biurem rachunkowym obsługującym pracodawcę.

§ 10. Postanowienia końcowe

1. W sprawach nieuregulowanych niniejszym regulaminem zastosowanie mają odpowiednie przepisy prawa oraz dokumenty wewnętrzne obowiązujące u pracodawcy.
2. Pracodawca może wprowadzić dodatkowe zasady korzystania z samochodów służbowych, w szczególności dotyczące floty, kart paliwowych, limitów kilometrów, ładowania pojazdów elektrycznych, serwisu, przeglądów, wymiany opon i rozliczania kosztów.
3. Pracownik potwierdza zapoznanie się z regulaminem i zobowiązuje się do jego przestrzegania.
4. Regulamin wchodzi w życie z dniem wskazanym przez pracodawcę.

Załączniki do regulaminu

Do regulaminu warto dołączyć dokumenty pomocnicze, które ułatwią firmie bieżące zarządzanie samochodami służbowymi:

• protokół przekazania samochodu pracownikowi,
• protokół zwrotu samochodu,
• ewidencję jazd prywatnych, jeżeli jest prowadzona w firmie,
• zasady korzystania z karty paliwowej lub aplikacji do ładowania,
• procedurę postępowania w razie szkody, kolizji, awarii lub kradzieży pojazdu,
• wzór zgody na wyjazd samochodem za granicę, jeżeli firma dopuszcza takie wyjazdy.

Najważniejsze informacje

Regulamin korzystania z samochodu służbowego powinien jasno określać, kto może korzystać z pojazdu, w jakim celu, na jakich zasadach i kto ponosi odpowiedzialność za szkody, mandaty, koszty eksploatacyjne oraz zwrot samochodu. Im bardziej precyzyjny dokument, tym mniejsze ryzyko nieporozumień między pracodawcą a pracownikiem.

W przypadku samochodów użytkowanych prywatnie trzeba pamiętać również o rozliczeniu nieodpłatnego świadczenia po stronie pracownika. Zasady te warto każdorazowo potwierdzić z działem kadr, księgowością lub doradcą podatkowym, zwłaszcza gdy firma korzysta z aut elektrycznych, kart paliwowych, ładowania domowego albo wynajmu długoterminowego.

Źródła merytoryczne

• Kodeks pracy — przepisy dotyczące obowiązków pracownika oraz odpowiedzialności za mienie powierzone.
• Kodeks cywilny — ogólne przepisy dotyczące odpowiedzialności cywilnej oraz korzystania z rzeczy.
• Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych — art. 12 ust. 2a–2c dotyczące wartości świadczenia z tytułu prywatnego korzystania z samochodu służbowego.
• LEX / Wolters Kluwer — omówienia dotyczące rozliczania nieodpłatnych świadczeń pracowniczych oraz użytkowania samochodów służbowych.